Втрата документів на нерухомість: як захистити своє право власності
07.10.2025 Міністерство юстиції опублікувало роз’яснення щодо варіантів поновлення втрачених правоустановчих документів. Розглянемо основні тези.
Чи втрачається право власності при втраті документів
В умовах війни втрата, пошкодження чи псування документів на нерухоме майно є закономірним явищем. Проте це не означає втрату права власності на квартиру, будинок, земельну ділянку чи інше нерухоме майно.
Якщо ваше право власності зареєстровано в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно – воно існує незалежно від наявності паперових документів. Механізми відновлення документів
Законодавство передбачає кілька способів відновлення документів, на підставі яких було набуто нерухоме майно:
- Видача дубліката документа
- Отримання нового примірника
- Отримання належним чином завіреної копії
- Судовий порядок визнання права власності
Вибір конкретного механізму залежить від виду документа та обставин його втрати. Останній варіант застосовується лише у випадку неможливості жодним іншим чином підтвердити право власності.
Втрата витягу з Державного реєстру: чи потрібні якісь дії
З 1 січня 2013 року відомості про право власності на нерухомість вносяться до Державного реєстру речових прав шляхом проведення державної реєстрації. Якщо ви набули право власності після цієї дати (через купівлю, дарування чи спадкування), то провели державну реєстрацію в Державному реєстрі.
Витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно не є документом, що підтверджує набуття права власності на нерухоме майно.
Витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно є документом, що видається за результатом проведеної державної реєстрації та лише підтверджує, що відповідна реєстрація була проведена.
Що робити при втраті витягу
У разі втрати, пошкодження чи псування витягу жодних дій робити не потрібно. Державну реєстрацію проведено в Державному реєстрі, а тому в будь-який момент можна отримати інформацію з цього реєстру.
Більш того, цією інформацією користуються органи державної влади, місцевого самоврядування та нотаріуси, наприклад, коли власник бажає продати чи подарувати своє майно.
Як отримати нову інформацію з реєстру
Якщо власник бажає отримати інформацію з Державного реєстру, достатньо:
- Звернутися до будь-якого ЦНАПу чи нотаріуса
- Або отримати інформацію в електронній формі через портал Дія
Втрата свідоцтва про право власності або державного акта про право власності на земельну ділянку
Видача свідоцтв про право власності чи державних актів на право власності на земельну ділянку супроводжувалася проведенням реєстраційних дій в Реєстрі прав власності на нерухоме майно та Державному реєстрі земель. Ці реєстри припинили функціонування з 01.01.2013 року.
Проте Реєстр прав власності на нерухоме майно став невід’ємною архівною складовою Державного реєстру речових прав, а відомості Державного реєстру земель перенесені до Державного земельного кадастру.
Проведення державної реєстрації без документів
Власники нерухомості, що набули права власності на підставі таких документів, при їх втраті мають можливість провести державну реєстрацію права власності в Державному реєстрі речових прав без подання цих документів.
Державний реєстратор використовуватиме відомості Реєстру права власності на нерухоме майно чи Державного земельного кадастру. Така процедура застосовується і коли реєстрація права власності проводилася підприємством БТІ на паперових носіях без використання електронних реєстрів.
В подальшому це дає можливість використовувати відомості Державного реєстру речових прав на підтвердження свого права власності.
Куди звертатися
Для проведення державної реєстрації права власності достатньо звернутися:
- До будь-якого ЦНАПу або нотаріуса в межах області, де розташоване нерухоме майно
Винятки: якщо нерухоме майно розташоване в АР Крим, м. Севастополь, Донецькій, Сумській, Дніпропетровській, Запорізькій, Луганській, Миколаївській, Харківській, Херсонській або Чернігівській (з 13 жовтня 2025 року) областях, звернутися можна до будь-якого ЦНАПу чи нотаріуса на території України.
Подати заяву можна також в електронній формі через портал Дія (для Луганської та Донецької областей).
Важливо: така державна реєстрація є безкоштовною.
Втрата документів, посвідчених нотаріусом
У разі втрати або зіпсуття документа, посвідченого або виданого нотаріусом (договір купівлі-продажу, дарування або свідоцтво про право на спадщину), за письмовою заявою нотаріус видає дублікат втраченого або зіпсованого документа.
Порядок отримання дубліката
Якщо майно було придбане за договором відчуження нерухомості або отримано внаслідок спадкування, за дублікатом потрібно звернутися до того нотаріуса, який посвідчував або видавав нотаріальний документ.
У разі припинення нотаріусом своєї діяльності, слід подати заяву до державного нотаріального архіву, куди передані на зберігання архів та документи цього нотаріуса. Інформацію про місцезнаходження архіву можна дізнатися, звернувшись до територіального органу Мін’юсту.
Юридична сила дубліката
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа. Оригінал вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис.
Судовий порядок підтвердження права власності
Бувають випадки, коли підтвердити належність нерухомого майна жодним чином неможливо. Вищенаведені механізми неможливо застосувати, наприклад, коли:
- Архів нотаріуса чи органу місцевого самоврядування перебуває на тимчасово окупованій території
- Архів знищено
- Підтвердити державну реєстрацію права власності на паперових носіях підприємств БТІ неможливо
- Відсутність записів в реєстрах
Тоді єдиним способом захисту прав є звернення до суду з позовом про визнання права власності у разі втрати документа.
Процедура судового захисту
Щоб визнати право власності через суд, потрібно подати позовну заяву до суду за місцезнаходженням нерухомого майна.
Якщо майно розташоване на території, на якій судом не здійснюється правосуддя (зокрема тимчасово окупована територія), варто звернутися до суду, який територіально найбільш наближений до суду, що не може здійснювати правосуддя.
Перелік судів, територіальну підсудність яких було змінено, можна переглянути на сайті Верховного Суду https://supreme.court.gov.ua/supreme/gromadyanam/terutor_pidsudnist.
Реєстрація після судового рішення
Оскільки судове рішення не породжує права власності, а лише підтверджує наявне у позивача право власності, набуте раніше на законних підставах, після отримання рішення суду необхідно зареєструвати право власності в Державному реєстрі речових прав.
Реєстрація права власності в такому випадку проводиться за зверненням заявника незалежно від місцезнаходження нерухомого майна.
Якщо рішення суду втрачено, можна звернутися до суду першої інстанції з проханням видати це рішення повторно.
Висновки та практичні рекомендації
Законодавство передбачає механізми відновлення документів та підтвердження прав власності навіть у найскладніших випадках.
Проте ефективність цих механізмів залежить від своєчасності та правильності дій власників. Зволікання може призвести до додаткових ускладнень, особливо в умовах воєнного стану.
Практичні поради:
- При втраті витягу з Державного реєстру – не панікуйте, ваше право зареєстровано і існує незалежно від паперу
- При втраті свідоцтва чи державного акта – звертайтесь для проведення державної реєстрації в Державному реєстрі речових прав (це безкоштовно)
- При втраті нотаріального документа – звертайтесь до того ж нотаріуса або до нотаріального архіву за дублікатом
- При неможливості відновлення документів – звертайтесь до суду
- Зберігайте електронні копії всіх документів на нерухомість у декількох місцях
Головне – діяти відповідно до закону та своєчасно. Втрата документів не означає втрату права власності, але потребує певних дій для підтвердження цього права.